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丽水市国资委关于印发档案管理制度的通知
作者:  来源:委办公室  发布时间:2011-10-31
 

委各处室

为更好的贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《丽水市市直单位档案工作业务建设规范》,不断提高委机关档案管理水平,实现档案管理制度化、规范化、标准化,本委结合实际制定了《mg游戏破解档案管理制度》。现将该制度印发给你们,请认真遵照执行,切实做好本委档案管理工作。

 

                                                                        二○一一年十月三十一日


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档案管理制度

 

第 一 章         

 

第一条  为了加强委机关档案管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,实现档案管理制度化、规范化、标准化,提高档案现代化管理水平和服务水平,以适应改革和发展的需要,根据《中华人民共和国档案法》、《国有资产产权登记档案管理暂行办法》和国家、省、市档案局有关机关档案业务建设规范的要求,结合我委的实际,制定本制度。

第二条  委机关的档案,是指委及各处室在过去和现在行使企业国有资产监管、国有产权管理等职能活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  档案是国家的宝贵财富,各处室的每个工作人员都有提供、保护本委档案的职责和义务,应维护档案的完整和安全,自觉遵守本制度。档案属国家财产,任何人不得据为已有。

第四条  委机关档案工作应纳入年度工作计划,实行统一领导、分处室整理归档、集中管理的原则。

第五条  本委的全部档案均由办公室集中统一管理。

第六条  各处室应确定一名兼职档案员,负责各处室档案资料的收集、整理、预立卷和移交工作。委办公室应加强对档案工作的组织、监督和指导。

第二章  档案的分类、立卷和保管

 

第七条  凡是反映委机关主要工作活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等载体的历史记录等都应按不同保管期限分门别类地进行归档。

第八条  本委档案分文书档案、业务档案、会计档案、科技档案、特种载体档案。

(一)文书档案由委办公室负责按年度——保管期限分类立卷。(见附件2)

(二)业务档案包括国有资产产权登记档案和企业国有资产监督管理档案,业务档案的预立卷工作由各处室档案员负责,以户为单位,一户一卷或一户数卷。(见附件3)

(三)会计档案由单位财会人员负责,按会计档案归档要求整理立卷、装订和编制目录。(见附件4)

(四)科技档案在本委仅指设备档案,由经办人及时移交。(见附件5)

(五)特种载体档案包括照片、光(磁)盘和实物。主要由特种载体材料获取人负责预立卷。

1、照片分为:荣誉照片、会议照片、调研考察照片和重大活动照片等。照片的文字说明包括是由、时间、地点、人物、背影、摄影者等六要素,一般以照片的自然张为单位编写,底片和照片的影像必须相符。

2、光(磁)盘是指各处室在工作中形成的电子数据和文书档案处理中形成的光(磁)盘以盘归档,每盘说明包含时间、内容、保管期限等。光(磁)盘档案由各处室的兼职档案员按其归档管理规定移交。

3、实物包括荣誉实物和停用的印模。荣誉实物是指本委在工作中(或者比赛中)获得市级以上,且有保存价值的奖状、奖牌、奖章、奖杯、奖旗、证书等特殊载体。停止使用的各种印模由处室移交办公室,另加名称、使用时间等说明。

第九条  档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为十六年至五十年,短期为十五年以下。(特种载体档案保管期限为永久,其他档案保管期限参见相关附件)

第十条  本委各处室要按照立卷归档范围,将具有保存利用价值的档案资料收集齐全、完整,根据资料的形成规律和有机联系,区分不同价值,准确地划定保管期限,科学整理预归成卷,在规定时间内向委办公室移交,实行集中管理。

第十一条  文书档案以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。一般以每份文件为一件。重要文件实行两套制。应将每份文件的正件和附件、印件与定稿,请示与批复,转发文与被转发文,原件与复制件,来文与复文分别放在一起,不得分开。卷内文件按内容、时间排列;密不可分的文件材料应依序排列,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正文在前,定稿在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。

第十二条  卷内文件材料应按排列顺序,依次编页号。页号应该统一编在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角;图表和声像材料等也应在装具上逐件编号。

第十三条  每卷案卷必须用A4纸逐件打印卷内文件目录,正确填写,卷内目录必须按统一格式,用微机打印。文书档案以件为单位填写归档文件目录。

第十四条  有关卷内文件的情况说明,都应填写在备考表内。若无情况说明,每卷也应填写立卷人、检查人的姓名和时间,以示负责。

第十五条  案卷封皮应逐项按规定填写清楚,案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容、文种等,并用毛笔或钢笔(黑墨水)书写,字迹工整,清晰。文书档案按归档文件目录封面内容填写:包括全宗名称、年度、保管期限机构(问题)等。

第十六条  卷内文件材料要去掉金属物。凡是采用左上角装订的文件,应将文件的左、上侧对齐;对文件材料较厚的应将左、下侧对齐,应采用三孔一线的方法装订,装订线结放在后面。装订要做到不掉页,不压字,不妨碍阅读。装订所用的材料,应符合档案保护的要求。

第十七条  档案以卷、册、盒三种形式为保管单位,文书、业务档案分别按年度、问题(专业)、保管期限顺序排列。

第十八条  档案库房内严禁烟火,做好“八防三无”,即防火、防水、防潮、防盗、防鼠、防虫、防尘、防阳光直射;无虫蛀、无霉变、无差错。库房内箱柜做到排架整齐,不堆放与档案无关的物品,并保持好库房内整洁、卫生。

 

第三章                     档案的移交、统计、鉴定和销毁

 

第十九条   除特别注明,文书档案和特种载体档案应在次年5月前移交;会计档案应在次年5月前装订完毕,为方便工作可暂由财务人员保管1年后移交;业务档案应在形成后1个月内整理移交;科技档案在启用或维修后1个月内移交。

移交时,各处室必须将归档的案卷编制好移交目录,一式两份,档案按照目录清点无误后交接双方在移交目录上签字,一份存办公室,一份处室留存,以备查找。接收归档电子文件时,应当按照《电子文件归档与管理规范》的规定,经过整理、鉴定和检测。

第二十条  本委应将长久保存的文书、会计、科技及特种载体等各类档案自形成之日起在本委保存十年,到期后连同纸质目录和电子目录及有关检索工具、参考材料、按照规定向市档案馆移交。(具体要求参照《浙江省档案馆接收档案的规定》执行)

第二十一条  本委须定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并按照规定按年度向市档案局报送档案工作基本情况统计表。

第二十二条  定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案工作由委分管领导主持,由办公室和业务处室组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后,提出鉴定报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经委主要负责人批准后按规定销毁。

第二十三条  销毁档案时,应编写销毁清册,在指定的销毁场所,指派两人以上负责监销。销毁会计档案时,由市财政局、市审计局派员参加监销。监销人员在销毁档案前,应认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案是否一致。销毁后,在销毁清册上签字,销毁清册由委办公室归全宗卷永久保存。

 

第四章  档案的查阅与利用

  

第二十四条  本委各处室工作人员查阅(复印)与其业务有关的没有密级的档案,可向档案室直接借阅(复印),填写《档案查询(借阅)登记簿》,用后及时归还。但在以下情况必须填写《档案查询(借阅)申请表》,并经委分管领导和主要领导审批同意:

(一)查询借阅委党组会议、委主任办公会议纪要、记录及群众来信,借阅一周内归还;

(二)查阅有密级的档案,办理登记手续,并只能在档案室查阅。

第二十五条  外单位人员借阅档案,应凭介绍信,填写《档案查询(借阅)申请表》,经委分管领导和主要领导同意,办理登记手续后查阅,各种档案一般不外借。

第二十六条  借阅人员要爱护档案,注意安全和保存,不得在案卷资料上修改、涂抹、拆取、标注损毁和转借给无关人员翻阅,不得将档案带离本委办公场所。

第二十七条  档案室工作人员要严格按规定借阅档案,热情耐心,搞好服务。要及时催收外借档案,并做好档案利用情况的登记、统计工作。档案工作人员登记的内容应包括查阅前和归还后档案的完整情况、复印情况和借阅人签字等。

 

第五章  法律责任

  

第二十八条  有下列行为之一的,对直接责任人员和有关人员给予通报批评或依法给予行政处分;构成犯罪的,由有关部门依法追究刑事责任;

(一)损毁、丢失档案的;

(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;

(五)故意不按规定归档或者不按期移交档案的;

(六)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(七)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的;

(八)在档案使用、保管过程中泄密的。

 

 

 

附件:1.不归档的文件材料范围

2.文书档案保管期限表

3.业务档案保管期限表

4.会计档案保管期限表

5.科技档案保管期限表

6.档案移交清单

7.档案查询(借阅)登记簿

8.档案查询(借阅)申请表

9.各处室兼职档案员工作职责

 

附件1

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不归档的文件材料范围

 

1  上级机关的文件材料

1.1  普发性不需要本委办理的文件材料;

1.2  任免、奖惩非机关工作人员的文件材料;

1.3  供工作参考的抄件。

2  本委文件材料

2.1  重份文件;

2.2  无查考利用价值的事务性、临时性文件;

2.3  未经领导签发的文电稿,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;

2.4  无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录;

2.5  委机关内部互相抄送的文件材料;

2.6   委机关负责人兼任外单位职务形成的与本委无关的文件材料;

2.7  有关工作参考的文件材料。

3  同级机关的文件材料

3.1  不需贯彻执行的文件材料;

3.2  不需办理的抄送文件材料。

4  下级机关的文件材料

4.1  供参阅的简报、情况反映;

4.2  抄报或越级抄报的文件材料。

 

附件2


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文书档案保管期限表

 

1  本委党组会议和主任办公会的纪要、会议记录                                                    永久

2  本委召开工作会议、专题会议的文件材料

2.1  请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                                     永久

2.2  典型材料、代表发言材料、交流材料、简报                                                               30年

3  机关联合召开会议的文件材料

3.1  本委为主办的

3.1.1  请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                                   永久

3.1.2  典型材料、代表发言材料、交流材料、简报                                                             30年

3.2  本委为协办的

3.2.1  请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本                     30年

3.2.2  典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本                                               10年

4  上级机关、上级领导检查、视察本委工作时形成的文件材料

4.1  重要的                                                                                               永久

4.2  一般的                                                                                               30年

4.3  本委工作汇报材料                                                                                     30年

5  本委业务文件材料

5.1  本委制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料                             永久

5.2  本委的请示与上级机关的批复、批示

5.2.1  重要业务问题的                                                                                     永久

5.2.2  一般业务问题的                                                                                     30年

5.3  同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

5.3.1  重要业务问题的                                                                                     永久

5.3.2  一般业务问题的                                                                                     30年

5.4  本委代上极机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿                                   30年

5.5  机关联合行文的文件材料

5.5.1  本委为主办的

5.5.1.1  重要业务问题的                                                                                   永久

5.5.1.2  一般业务问题的                                                                                   30年

5.5.2  本委为协办的

5.5.2.1  重要业务问题的                                                                                   30年

5.5.2.2  一般业务问题的                                                                                   10年

5.6  本委编辑、编写的文件材料

5.6.1  大事记、组织沿革                                                                                   永久

5.6.2  简报、情况反映、工作信息等                                                                         10年

5.7  计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

5.7.1  年度和年度以上的计划、总结、统计材料                                                               永久

5.7.2  年度以下的计划、总结、统计材料                                                                     10年

5.7.3  重要职能活动的总结、重要专题的调研材料                                                             永久

5.7.4  一般活动的总结、一般问题的调研材料                                                                 10年

5.8  出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料

5.8.1  发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等                                       永久

5.8.2  出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录                                                   30

6  本委机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、信访工作文件材料

6.1  机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料                           永久

6.2  人事工作制度、规定、办法等文件                                                                       30年

6.3  人事任免文件                                                                                         永久

6.4  受县级(含)以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料                                 永久

6.5  对本委有关人员的处分材料

6.5.1  受到警告(不含)以上处分的                                                                         永久

6.5.2  受到警告处分的                                                                                     30年

6.6  职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料                       永久

6.7  人事考核工作文件材料                                                                                 永久

6.8  职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根                                                   永久

6.9  职工名册                                                                                             永久

6.10  党、团、工会工作活动中形成的文件材料

6.10.1  工作报告、总结、换届选择举结果                                                                    永久

6.10.2  重要专项活动的报告、总结等                                                                        永久

6.10.3  党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料                                            永久

6.10.4  情况反映、工作简报                                                                                10年

6.11  纪检监察工作中形成的综合性报告、调查材料

6.11.1  重要的                                                                                            永久

6.11.2  一般的                                                                                            30年

7  本委事务管理文件材料

7.1  与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

7.1.1  重要的                                                                                            永久

7.1.2  一般的                                                                                            10年

7.2  接待工作的计划、方案

7.2.1  重要的                                                                                            30年

7.2.2  一般的                                                                                            10年

7.3  机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料                                                                                                       30年

7.4  国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料

7.4.1  重要的                                                                                            永久

7.4.2  一般的                                                                                            10年

7.5  职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请                        30年

8  上级机关制发的文件材料

8.1  上级机关制发的属于本委主管业务的文件材料

8.1.1  重要的                                                                                            永久

8.1.2  一般的                                                                                            10年

8.2  上级机关制发的非本委主管业务但要贯彻执行的文件材料                                                  10

8.3  上级机关制发的关于本委机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料                                      永久

9  同级机关制发的非本委主管业务但要贯彻执行的文件材料                                          10

10  下级机关及监管企业报送的文件材料

10.1  重大问题的专题报告                                                                                 30年

10.2  年度和年度以上的计划、总结、统计材料                                                               10年

 

附件3


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业务档案保管期限表

 

1  国有资产产权登记档案材料

1.1  经审定的各类国有资产产权登记表                                                                     永久

1.2  有关部门或单位批准企业设立、变动、终止的文件                                                       永久

1.3  国有资本金数额及来源证明                                                                           永久

1.4  企业章程                                                                                           20年

1.5  经工商行政管理机关批准的企业名称、住所、法定代表人等变更文件及上述事英变更后的《法人营业执照》副本复印件

                                                                                                        10

1.6  国有资产经营年度报告书                                                                             10年

1.7  收回的产权登记证书                                                                                 10年

1.8  载有上述信息的电子载体                                                                             10年

2  企业国有资产监督管理工作中形成的档案材料

2.1  批准本委作为出资人的国家出资企业设立、变动、终止的文件                                             永久

2.2  涉及出资企业的各类特批材料                                                                         永久

2.3  出资企业的有关材料

2.3.1  营业执照复印件                                                                                   10年

2.3.2  公司章程                                                                                         10年

2.3.3  需要提交股东会和董事会决定的材料,股东会、董事会决议                                             10年

2.4  监管出资企业的工作制度、程序、规定等文件材料                                                       永久

2.5  针对出资企业的各类检查情况汇总、通报、整改通知等                                                   永久

2.6  本委派出的产权代表和监事代表工作报告                                                               10年

2.7  企业国有资产统计报表、快报、统计分析

2.7.1  年度及年度以上的                                                                                 永久

2.7.2  年度以下的                                                                                       10年

 

附件4


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会计档案保管期限表

 

1  会计凭证类

1.1  原始凭证                                                                                          15年

1.2  记账凭证                                                                                          15年

1.3  传票汇总表                                                                                        15年

2  会计账簿类

2.1  总账                                                                                              15年

2.2  明细分类、分户账或登记簿                                                                          25年

2.3  现金出纳账、银行存款账                                                                            25年

2.4  本委固定资产明细账(卡片)                                                   固定资产报废清理后保管5年

3  财务报告类

3.1  本委决算报表                                                                                      永久

4  其他类

4.1  会计移交清册                                                                                      15年

4.2  会计档案保管清册                                                                                  永久

4.3  会计档案销毁清册                                                                                  永久

 

附件5


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科技档案保管期限表

 

1  设备购置计划、报告、批复等文件

1.1  重要的                                                                                           长期

1.2  一般的                                                                                           短期

2  设备购置协议书、会同、发票复印件

2.1  重要的                                                                                           长期

2.2  一般的                                                                                           短期

3  设备开箱记录

3.1  重要的                                                                                           长期

3.2  一般的                                                                                           短期

4  设备的图纸说明书、出厂合格证

4.1  重要的                                                                                           长期

4.2  一般的                                                                                           短期

5  设备维护修理记录

5.1  重要的                                                                                           长期

5.2  一般的                                                                                           短期

 

附件6

 

档案移交清单

档案类别:                                               所属时间:           

件号

责任者

文 号

题   名

日 期

页数

保管期限

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

移交单位:                移交人:                            移交时间:

接收单位:                接收人:                            接收时间:


附件7

档案查询(借阅)登记簿

 

序号

时间

查询人

所属单位

类目

档案号

利用目的

查询单

编号

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附件8

档案查询(借阅)申请表

申请时间:   年  月  日                编号:〔  〕 号

申请单位

 

申请人

 

查询目的

 

档案类型

机读档案()

书式档案()

查询内容

 

委分管领导意见

 

委主要领导意见

 

复印内容

 

 


 

附件9

各处室兼职档案员工作职责

 

1  认真贯彻执行党和国家关于档案工作的法规、政策,执行委机关档案工作的各项规章制度。

2  熟悉本处室工作性质、任务和归案范围,按照各类材料归档要求,督促有关人员将文件材料归档,确保档案的完整性。

3  负责本处室档案材料的收集,整理、预立卷工作。及时做好本处室归档材料的目录编写及移交归档工作。并对所归档材料的完整性、系统性、准确性时行审查,提出划分密级和保管期限的意见。

4  负责本处室各类档案的登记和保管,加强材料的安全和保密工作。

5  努力学习档案管理业务知识,积极参加档案业务培训,提高自身业务水平。

6  及时提出有关档案工作的意见和建议,提高档案的管理水平和利用效率。

 


  • 丽国资委〔2011〕0047号.ceb
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